Imaging Management, Volume 2 - Numéro 2 / 2009

Administrateur De Cabinets Libéraux De Radiologie: Une Réflexion Sur Le Mode De Gouvernance

Auteurs

Guillaume Thomas

Directeur

Centre d'imagerie médicale Les Cèdres

Saint-Malo, France

[email protected]

 

Dr Hamid Bengana

Radiologue

Clinique du millénaire

Montpellier, France

 

Les médecins radiologues ont toujours été à la fois médecins et gestionnaires. Ils emploient du personnel, utilisent des matériels coûteux et ont besoin de vastes locau x : ils doivent gérer leurs cabinets. Dans les années 70-80, l’explos ion de l’ imageri e a entraîné la croissance des g roupes de radiologie, et dans le s ann ées 90, sous l’influence des rassemblements de cliniques, de plus gros groupes se sont constitués. Parallèlement sont apparues des sociétés de radiologues ayant pour fonction l’utilisation des scanners et IRM. Il a donc fallu organiser et structurer ces groupes et les radiologues « managers » ont dû recruter des collaborateurs pour les aider.

 

Un Poste à Géométrie Variable

Les activités confiées à c es administrat eu rs de cabi nets libéraux p euvent être n ombreuses. Le ur répartition entre les médec ins radi ologue s et l’administrateur dépe n d à la fois des c ompétences de l’ad ministrateur et des domains de compétences que souhaitent conser ver les radiol ogues, cette rép a rtition étant propre à chaque groupe.

 

L’or Ganis Ation Gén ér Ale

Il s’agit de la gestion quotidienne de l’activité médicale : la recherche d’ optimisation du flux des patients, d e la prise de rendez-vous jusqu’au règlem ent, en tenant compte du planning des équipes et en intégrant la gestion des materiel s - maintenance et contrôles qua li t é.

 

Les Ressources Hum Aine s

C’est un domain e dans lequel l’ad mi nistrateur des cabinets libéraux a une responsabilité i mportante car la r églementation social e e st un sujet qui évolue très vite et dans lequel les erreurs se paient cher, financièrement et humainement. Le non-respect de la régle mentation sociale peut provoquer u n e co ntrai nte i nc onn u e lors de la pri se de décision - en cas de procédure prud’homale par exemple. L’admi nis trateur s’ a t tache donc au respect de la législat ion en m a tièr e de recr utem en t, de contrats d e t ravail, de réalisat ion des plan nin g hebdomadai res, de format ion, de relati on avec l e s repr é sentants du pers on n e l, de rému nération, etc. C e s dern ièr e s années o nt v u apparaître un e multitude de nouveau t é s sociales c omme la loi TE PA e t la mode rni sati on du marché du t ravail, la rénovation de la dé mocratie sociale, la réforme du temps de trava il, le DIF (Dro it In d iv i d u el à l a Format ion) , l’accord nat ional i nterpro f essi o nnel relat if à la for matio n pr o f e ssionn e lle (A NI), l ’emplo i des senio rs , e t c. Elles ont nécessité une véritable expertise et un fort investissement en temps rarement compatible avec l’exercice de la profession de médecin radiologue.

 

Le Suivi Comptable et Economique des Sociétés

Les groupes de radiologues l ibéraux qu i ont franchi l e pas de déléguer l’adminis t rati on de leurs cabinets ont souvent un organigramm e composé d’une multitu de de societies à st ructures juridiques t rès v a ri é e s (SELARL ou S DF &SCM, SCI, G IE, SARL , e tc.) L ’admin istrateur doit être capable de gé re r chacune de ces sociétés tout en appo rtant une v is ion économi que glo bale et d’assurer to ut au long de l’année u n suivi de la situati on financière du groupe, la présen t ation des c omptes par l’ e xpert comptable ne ven an t que confirmer les élém ents qu’il a déjà communiqués tout au long de l’année. À l’aide de tableaux d e bord de gesti on, il suit de fa çon périodique la si tuati on global e et rend com p te aux radi ologues des principales variations dans les postes comptables. Ce suivi permet par exem ple de connaître à to ut moment sa capacité d ’in vestiss ement, en l’absence de modification de la tari fication des acte s méd icaux.

 

L’Informati que

Compte tenu du nivea u d’expertise nécessaire à l’adminis t ration du RIS, de l’archivage et d u réseau, l’administrateur est plutôt le garant de la bonne communication entre l es uti lisa t eurs et l’éditeur de logiciel ou l’administrateur rés ea u afin de v é rifier q u e les outi ls a p portent régulièrement la rép onse recherchée en t ermes de service, de fiabilité , de rapidité et d’e rgonomie .

 

La C o mmunica tion inte rn e

Les admi nistrateur s de c a b inets libéraux s on t t rès souvent employés dans des g ro u pes multi -sit es . Une de leur prob lém a tique est d e communiquer avec l’ensem b le des 2 1 sites et des personnes y travaillant. La maîtrise de cette communication passe alors souvent par la mise en réseau des cabinets et la mise en place d’outils : messagerie, gestion documentaire numérisée et diffusion de notes de services par intranet. L’objectif est que tous les acteurs aient connaissance de l’information diffusée et que cette information disponible sur site soit bien à jour. Ce mode de communication favorise de plus en plus la suppression du papier.

 

La Qualité et Le Respect De La Réglementation

Les contraintes réglementaires liées à l’exercice de la profession augmentant régulièrement notamment en termes de radioprotection et de contrôles qualité, l’administrateur a bien souvent la charge de cette veille réglemen taire et de sa bonne application dans les cabinets. La mise en place d’une démarche qualité, un des outils de pilotage des cabinets libéraux, nécessite également l’investissement de la direction représentée par les radiologues et l’administrateur. L’implication de ce binôme est essentielle pour la réussite de cette démarche.

 

Les Relations Extérieures

Ce sont celles qui existent avec les tutelles, les établissements de santé, les prescripteurs, etc. Les cabinets qui emploient des directeurs sont très souvent engagés en societies avec d’autres partenaires, notamment les hôpitaux, pour la gestion des équipements lourds. Si les médecins libéraux possèdent seuls les autorisations d’exploiter, les matériels sont malgré tout très souvent installés en cliniques. Cette organisation implique des relations permanents avec ces structures, nécessitant alors négociation et diplomatie. Il en est de même du lien régulier avec les organismes de tutelles compte tenu des nombreux dossiers à instruire et à suivre – demandes d’autorisations, CPOM, etc.

 

L’Animation Du Groupe De Radiologues

L’animation du groupe de radiologues est très liée au mode de gouvernance choisi pour sa gestion. Elle peut recouvrir la réalisation des plannings d’activité et de permanence des soins, la programmation et l’animation des réunions, l’application des décisions prises lors de ces réunions et la participation au recrutement et à la formation des radiologues.

 

Un Facilitateur De Vie

L’activité de l’administrateur de cabinets libéraux peut donc être très variée. Cependant, en fonction de ses compétences, de celles des radiologues et des activités que ceux-ci souhaitent conserver, la définition du poste reste à géométrie variable. Alors que l’un va être secrétaire général, l’autre sera directeur administratif et financier, voire directeur, manager général ou responsible administratif. Il n’y pas de bonne ou de mauvaise dénomination. Elle est très souvent en rapport avec le mode de gouvernance mis en place dans ces groupes et seule celle qui est en phase avec le mode de gouvernance souhaité par les radiologues en exercice permet un bon équilibre au sein du groupe. Ce raisonnement pousse certains groupes à faire appel à un administrateur uniquement à temps partiel ou à choisir l’alternative de l’adminis - trateur non-salarié. Ils sollicitent alors un chargé de mission à qui ils délèguent temporairement la realisation d’un nombre limité d’activités.

 

Les radiologues convaincus de l’intérêt de travailler avec un administrateur s’interrogent toujours sur la manière de le recruter. Ils le font parfois parmi des professionnels de santé, ou des directeurs des ressources humaines, juristes, comptables ou banquiers. Il n’existait jusqu’à présent aucune formation spécifique. La création du DU de Management en Imagerie Médicale Libérale pour les cabinets et plateaux d’imagerie médicale par le CESEGH de Montpellier est une première en la matière. Recruter un directeur n’est donc pas une mission facile : vers quels profils se tourner, quelles délégations lui accorder ? Outre ses compétences initiales, l’important est d’évaluer sa capacité à créer une relation de confiance avec les radiologues. Cette confiance réciproque est primordial même si le pouvoir de décision reste entre les mains des radiologues.

 

Loin d’être dans le schéma trop connu d’opposition entre administration et médecins, l’administrateur de cabinets libéraux de radiologie se veut être un facilitateur de la vie des cabinets au service des radiologues, afin que la compétence et la disponibilité médicales soient au service des patients.


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AuteursGuillaume ThomasDirecteurCentre d'imagerie médicale Les CèdresSaint-Malo, [email protected] Dr Hamid BenganaRadiologueClinique

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